Faisant partie intégrante de la procédure, la notification de licenciement est un passage obligé afin qu’un licenciement soit considéré comme officiel – à défaut, le licenciement peut être requalifié en licenciement, voire en licenciement abusif si vos manquements en tant qu’employeur sont en inadéquation avec la faute reprochée à l’employé et justifiant le licenciement. Et si elle revêt un caractère légalement obligatoire, son formalisme, de la rédaction à l’envoi, est également légalement défini.
D’où l’importance pour un employeur d’apporter un grand soin à la rédaction de la notification de licenciement… et pour un employé de vérifier si des éléments ne sont pas manquants !
Sommaire
Procédure et importance de la notification de licenciement
Pour commencer, évoquons quelle place prend la notification de licenciement au sein de la procédure, et à quel point elle est déterminante dans le processus de licenciement.
A quoi sert la notification de licenciement ?
La notification de licenciement est un papier officiel, écrit par l’employeur ou le représentant désigné de la société et agissant en une qualité précisée en en-tête, par lequel un employeur informe un salarié de sa décision de le licencier.
En-dehors de cette portée informative, la notification de licenciement sert surtout de référence pour le juge de Conseil de Prud’hommes en cas de litige.
A quel moment de la procédure arrive la notification de licenciement ?
La notification de licenciement n’est pas le premier document que reçoit l’employé en instance de licenciement. Il reçoit d’abord une convocation à un entretien préalable à un licenciement. Au cours de celui-ci, l’employeur détaille les motifs du licenciement et en parle avec l’employé ; cela peut également être l’occasion pour ce dernier de se défendre et / ou de s’expliquer.
C’est alors qu’arrive la notification de licenciement. Elle reprend les éléments évoqués au cours de l’entretien préalable et vient clôturer la procédure de licenciement, mettant officiellement fin au contrat de travail (avec rupture effective à l’échéance du préavis, si un préavis est effectué).
Notification de licenciement : les règles de procédure
La notification de licenciement est non-seulement un document obligatoire sans lequel un licenciement est nul, mais elle est surtout un document très formalisé. Elle vient en effet avec des impératifs de contenu (voir « écrire une notification de licenciement ») mais aussi de délais. Ainsi, la lettre de licenciement doit être envoyée :
- Au minimum 2 jours après l’entretien préalable,
ET
- Au maximum 1 mois après l’entretien préalable.
Comme vous le verrez en dernière partie, ces délais sont cruciaux et leur non-respect peut entraîner une requalification, voire une annulation simple.
Conventions collectives : le principe de faveur
Bien que la loi édicte ces délais de référence, il est des dispositions conventionnelles venant supplanter la loi. Celles-ci deviennent alors la référence, pour peu qu’elles soient en faveur de l’employé. Si tel n’est pas le cas, c’est alors la loi qui prévaut et la disposition conventionnelle est considérée comme caduque.
Écrire une notification de licenciement : éléments obligatoires et exemple
Comme vous l’avez compris, la lettre de licenciement revêt une importance légale relevant presque du sacré. Il est donc important, pour un employeur, de la rédiger en vertu des règles de procédure, tandis qu’il est intéressant pour le salarié d’examiner si la notification de licenciement omet des éléments obligatoires, pouvant rendre le licenciement irrégulier.
Quels sont les informations devant figurer dans la notification de licenciement ?
La notification de licenciement doit reprendre un certain nombre d’éléments pour être considérée comme valide :
- L’identification de la société : dénomination, siège social, numéros administratives, identité du représentant.
- L’identification de l’employé : nom, prénom, adresse.
- Le rappel du déroulement de l’entretien préalable, avec mention de l’absence ou de la présence du salarié. Si absence, mentionner également la date de réception de la convocation à l’entretien préalable.
- Le motif de licenciement : c’est un point très important à ne pas négliger, car c’est là-dessus que se penchera le juge en cas de litige. L’employeur doit donc détailler précisément les motifs du licenciement, en indiquant en quoi ceux-ci se montrent suffisamment sérieux pour constituer un licenciement à motif personnel. L’employeur devra notamment payer une grande attention aux qualifications de « faute lourde » et « faute grave », en justifiant d’autant plus la gravité des faits reprochés, afin d’éviter une éventuelle requalification par un juge du Conseil de Prud’hommes.
- Le préavis : l’employeur doit indiquer si préavis il y a ou s’il en dispense l’employé, donnant droit à une indemnité compensatrice de préavis que l’employeur doit également mentionner, sauf pour les cas de faute lourde et faute grave, lesquels n’ouvrent pas droit à cette indemnité.
- Les indemnités perçues : l’employeur précise les indemnités que vous percevrez à la rupture du contrat de travail.
- La remise des documents : même si l’indication n’est pas obligatoire, l’employeur peut inscrire clairement les documents légaux obligatoires qu’il vous remettra.
Exemple de notification de licenciement
Vous pouvez retrouver ci-dessous un exemple de notification de licenciement. Les champs apparaissant en lettres capitales et en gras sont à compléter avec les informations correspondantes. A noter que le modèle n’est pas adapté aux fautes lourdes et fautes graves, notamment car celles-ci dispensent automatiquement d’un préavis suite à la mise à pied conservatoire. Vous pouvez néanmoins reprendre les éléments ci-dessous pour constituer une notification de licenciement pour faute lourde ou grave.
LA SOCIÉTÉ
NOM
ADRESSE DU SIEGE SOCIAL
N° SIRET / N° APE / N° URSSAF
Représentée par M. NOM PRÉNOM en la qualité de POSTE
NOM ET PRÉNOM DU SALARIÉ
ADRESSE, CODE POSTAL VILLE
Fait à VILLE, le DATEObjet : Notification de licenciement pour motif personnel
MADAME / MONSIEUR NOM,
L’ENTRETIEN PRÉALABLE A EU LIEU EN PRÉSENCE DU SALARIÉ : Suite à notre entretien préalable à un licenciement pour motif personnel en date du DATE, nous vous informons de votre licenciement pour le motif suivant : MOTIF AVEC DÉTAILS ET JUSTIFICATION. Bien que vos impressions et explications aient été recueillies au cours de l’entretien préalable, elles ne nous permettent pas d’infléchir notre décision de vous licencier.
LE SALARIÉ ÉTAIT ABSENT A L’ENTRETIEN PRÉALABLE : Suite à votre absence à l’entretien préalable à un licenciement pour motif personnel fixé à la date du DATE par la convocation avec accusé réception remise le DATE, nous poursuivons la procédure et vous informons donc de votre licenciement pour le motif suivant : MOTIF AVEC DÉTAILS ET JUSTIFICATION.
SI FAUTE SIMPLE OU INSUFFISANCE PROFESSIONNELLE AVEC PRÉAVIS : En conformité avec VOTRE CONTRAT DE TRAVAIL / LA CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLE, vous êtes tenu d’effectuer un préavis d’une durée de DURÉE. Cette période de préavis prend effet immédiat à la remise de cette notification. Le préavis à échéance, votre contrat de travail sera définitivement rompu. Vous percevrez à ce titre une indemnité de licenciement ainsi qu’une indemnité compensatrice de congés payés pour tous congés acquis et non soldés.
SI FAUTE SIMPLE OU INSUFFISANCE PROFESSIONNELLE AVEC DISPENSE DE PRÉAVIS : Bien que VOTRE CONTRAT DE TRAVAIL / LA CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLE dispose que vous êtes tenu à un préavis de DURÉE, nous vous informons que vous êtes dispensé de ce préavis. La rupture du contrat de travail prend donc effet immédiat. Vous percevrez à ce titre une indemnité compensatrice de préavis, une indemnité de licenciement ainsi qu’une indemnité compensatrice de congés payés pour tous congés acquis et non soldés.
A la date de la rupture du contrat de travail vous seront également remis les documents légaux consécutifs à un licenciement : le reçu pour solde de tout compte, le certificat de travail ainsi qu’une attestation employeur d’assurance chômage (« attestation Pôle Emploi »).
Je vous prie, MADAME / MONSIEUR NOM, d’agréer l’expression de mes sentiments les plus cordiaux.
NOM ET PRÉNOM DU REPRÉSENTANT
MENTION MANUSCRITE : SIGNATURE DU REPRÉSENTANT
Les erreurs à éviter dans la notification de licenciement : formalisme et délais
En plus des éléments importants à indiquer dans votre lettre, il est important de respecter les règles d’envoi à la perfection. Effectivement, une mauvaise adresse, un hors-délai ou une défaillance de l’employeur peuvent constituer autant de raisons de déclarer un licenciement irrégulier, voire « sans cause réelle et sérieuse », pouvant aller jusqu’à la requalification en licenciement abusif.
L’importance d’envoyer la lettre de licenciement dans les délais
Pour un licenciement à motif personnel, les délais sont indiqués clairement par la loi, et se trouver hors-délai peut remettre en cause toute la procédure. Ainsi, vous êtes tenu d’envoyer la notification de licenciement au minimum 2 jours après la date de l’entretien préalable, mais dans un maximum d’un mois. Avant la limite des 2 jours, il peut être considéré que vous souhaitez (trop) vite vous séparer de votre employé, tandis qu’au-delà d’un mois, il est considéré que le motif n’était finalement pas une « cause réelle et sérieuse », et qu’il ne peut donc plus être retenu comme motif de licenciement. Ce sont là autant d’arguments qu’un employé peut relever et contester au sein du Conseil de Prud’hommes.
Envoyer la notification de licenciement à la bonne adresse… et à la bonne personne
C’est là aussi d’une importance cruciale, et plusieurs cas de jurisprudence l’ont déjà démontré, notamment au sein de la Cour de Cassation. Effectivement, il peut arriver qu’un employé a donné de mauvais renseignements concernant son adresse, s’est trompé, ou encore a renseigné une identité d’usage mais qui n’est pas celle apparaissant sur l’état civil. Dans ces deux cas, l’employé est en droit de contester la notification de licenciement, car il est réputé dès lors ne pas en être le destinataire. Cela peut à nouveau affecter la procédure de licenciement en défaveur de l’employeur.
Que se passe-t-il si le salarié conteste avoir reçu la notification de licenciement ?
C’est là qu’intervient l’importance d’avoir délivré la lettre en accusé réception avec signature ou remise en main propre, car cela constitue autant d’éléments factuels.
Ainsi, il est possible que l’employé indique n’avoir jamais reçu la notification du licenciement, en évoquant que peut-être vous vous trompé d’adresse ou de nom, comme précédemment.
Dans un tel cas, c’est alors l’origine de la défaillance qui scelle le dossier. Soit l’entreprise est reconnue responsable, par exemple parce qu’elle a envoyé une notification de licenciement à la mauvaise personne (et donc à une adresse erronée), et que donc l’employé n’a jamais été notifié de son licenciement dans les délais. Dans ce cas, le licenciement peut être requalifié ou annulé à la suite d’une saisine du Conseil de Prud’hommes. Soit l’employé est reconnu responsable, par exemple d’avoir dissimulé la notification et feint ne pas l’avoir reçu, et dans ce cas la procédure continue son cours.
En conclusion : ne négligez pas la notification de licenciement !
Et ce, que vous soyez employeur ou employé.
Celle-ci est effectivement d’une importance cruciale, notamment au niveau de la procédure, et une simple erreur peut conduire à une requalification, voire à une annulation pure et simple du licenciement. Il est donc important d’y apporter une attention et un soin tout particulier.