Quand survient le décès d’un salarié, non-seulement le choc émotionnel peut-être important, mais cela impacte également le fonctionnement de l’entreprise. Pour cette raison, l’employeur se doit de suivre une procédure codifiée, qui dépend des circonstances et des causes du décès. D’un point de vue légal et financier, l’employeur est ainsi soumis à un certain nombre d’obligations que nous vous détaillons ci-dessous.
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Le décès du salarié est-il lié à un accident de travail ?
Deux cas de figure peuvent se présenter : soit le décès est survenu à la suite d’un accident de travail, soit ce n’est pas le cas. Si le décès est lié à un accident de travail, le début de la procédure se retrouve alors impacté :
- L’employeur se doit de le déclarer à la Caisse d’Assurance Maladie du défunt dans un délai de 48 heures à compter du décès, à l’aide d’une déclaration dédiée « DAT ».
- Depuis le 1er janvier 2020, il doit également en notifier le Comité Social et Économique (CSE), lequel peut éventuellement diligenter une enquête. Il devait auparavant en référer au Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT).
La suite de la procédure demeure la même dans les deux cas de figure, la loi ne prévoyant aucune disposition spécifique pour un décès survenant en-dehors du lieu de travail.
Rupture du contrat de travail et édition des documents légaux
Pour commencer, l’employeur se doit d’informer les différents organismes sociaux du décès du salarié. On pensera par exemple à l’URSSAF, à la médecine du travail, aux caisses de retraite ou encore à Pôle Emploi et aux assurances.
Comme le prévoit le code du travail, le contrat prend fin en cas de force majeure, ce qui concerne bien entendu le décès. Le contrat est donc automatiquement rompu, ce que l’employeur doit confirmer en radiant le salarié défunt du registre du personnel. De la même manière que lorsqu’un contrat est rompu ou arrive à son terme, l’employeur est tenu d’éditer un certain nombre de documents légaux. On retrouve ainsi :
- La dernière feuille de paie ;
- Le solde de tout compte, reprenant les sommes dues au titre des droits acquis par le travail du défunt (voir ci-dessous) ;
- Une attestation de salaire, qui sera notamment utilisée par la Sécurité Sociale pour le calcul.
Ces documents mis à disposition, l’employeur doit maintenant compléter la Déclaration Annuelle de Données Sociales, dans laquelle il viendra renseigner la somme totale versée aux héritiers.
En plus des droits acquis à la force du travail, cette somme concerne aussi les plans d’épargne d’entreprise, le capital décès et, sous condition, les indemnités de licenciement et de rupture conventionnelles.
De quoi doit s’acquitter un employeur à la suite du décès d’un salarié ?
C’est donc, généralement, vers le conjoint / la conjointe et les enfants qu’il faut se tourner pour le versement des droits acquis. On retrouve donc – dans tous les cas – le paiement des sommes suivantes :
- Salaire acquis pour le mois en cours (c’est-à-dire au prorata du temps effectué) ;
- Le cas échant, toutes primes dues ainsi que le treizième mois ;
- Le cas échéant, les indemnités compensatrices de congés payés ;
- Le cas échéant, les indemnités liées au repos compensateur qui n’a pas été honoré ni soldé.
On retrouve, de même, plusieurs autres situations qui peuvent concerner le défunt, selon la politique pratiquée par l’entreprise en ce qui concerne la prévoyance ou encore l’épargne salariale.
Décès d’un salarié et épargne salariale
Elle permet aux employés d’une entreprise d’investir dans des plans d’épargne proposées par celles-ci, sur lesquels l’employeur peut par exemple venir abonder à chaque fin d’année, à l’instar du Perco. On pensera également à une participation aux bénéfices ou une réserve.
En situation classique, l’argent investi dans ces plans d’épargne est bloqué pour une durée de 5 ans, mais celle-ci est levée au décès du bénéficiaire. C’est alors aux héritiers et ayants droits de formuler la demande de liquidation anticipée directement auprès de l’employeur. Ils devront à ce titre justifier leur statut via une attestation d’héritier, laquelle est signée par l’ensemble des héritiers. Ceux-ci disposent alors de 6 mois à compter de la date du décès pour se manifester.
Le capital décès de l’entreprise
En termes pragmatiques, le décès d’un travailleur au sein d’un foyer peut mettre ce dernier économiquement en péril, et ainsi menacer la situation des autres membres composant le foyer. Pour palier à ce vide aussi soudain que tragique, la Sécurité Sociale met en place un capital décès forfaitaire dont il est possible de faire la demande.
Un même système peut exister au sein de l’entreprise, quoique cela ne constitue pas une obligation – on le retrouve alors principalement dans les contrats de prévoyance d’entreprise. Dans ce cas, l’employé aura renseigné les bénéficiaires prioritaires ; à défaut, l’assurance place en priorité le conjoint, puis les descendants, et enfin les ascendants. Aussi, l’employeur peut être tenu au paiement de ce capital décès par accord collectif ou de branche, ou simplement par l’usage. Il doit dans ce cas verser une aide financière aux héritiers, en compensation ou par exemple pour le paiement des obsèques du défunt, à part si le salarié avait déjà souscrit une assurance obsèques (pour en savoir plus ce type d’assurance, cliquez ici).
A noter, même si cela est plus rare, qu’il est tout à fait possible pour l’employeur d’agir de son propre chef et de décider du versement d’une aide régulière ou ponctuelle, sous la forme d’un versement unique ou d’une rente.
Qu’en est-il des indemnités de rupture de contrat ?
Bien que le contrat soit rompu, il ne s’agit pas d’un licenciement, mais d’un cas de force majeure. Pour cette raison, il n’est pas possible de prétendre à l’indemnité de licenciement ou l’indemnité spécifique de rupture conventionnelle.
- Exception néanmoins : si la procédure pour l’une ou l’autre de ses situations était déjà engagée, alors le versement de l’indemnité en question reste du. Il intervient alors, comme pour les autres versements, directement auprès des héritiers.